Организиране на виртуални събития – удобно и гъвкаво решение за всяка компания

Корпоративните събития са изключително важен елемент от маркетинга на една компания. Те дават възможност за изграждане и поддържане на ценни контакти с партньори и клиенти.  При ситуации, свързани с възникване на извънредно положение в една или повече държави, задължително се предприемат строги мерки и в много случаи се отменят масовите събития на закрито. 

Ситуацията с новия вирус, който се разпространява в редица страни по света, принуди повечето компании да отложат своите планирани корпоративни мероприятия. Загубите за бизнеса са огромни, тъй като всяко събитие се провежда преди всичко с цел да генерира нов бизнес. Отделно, ако подготовката за събитието вече е започнала, то използваните време, бюджет и ангажимент от страна на служители и подизпълнители ще отиде напразно. 

Ако вашето корпоративно събитие вече е планирано, не е необходимо да го отменяте или отлагате. Екипът на Смаркетинк може да ви съдейства с прилагането на спасителен план за провеждането му, както и за цялостно маркетингово обслужване в извънредни ситуации като сегашната. Услугата за организиране на виртуални събития е все по-популярна сред представителите на бизнеса. Лекционната част може да се предава онлайн, а комуникацията между участниците е възможна благодарение на чатове в реално време или видеоконферентни срещи с другите участници в събитието. В днешния блог пост ще разберете повече за значимостта на виртуалните събития за бизнеса и всички важни детайли около тяхното провеждане. 

Какво представляват виртуалните събития?

Виртуалните събития се създават, за да улеснят обмяната на опит, идеи и контакти между представители на бизнеса от различни държави по света, без да е необходимо лично да присъстват на мероприятието. Организацията се случва благодарение на специални платформи, откъдето участниците влизат онлайн. Достъп може да бъде осъществен чрез уеб портал или мобилно приложение. Виртуалните събития са подходящи за уебинари, бизнес конференции, кариерни форуми, дни на отворените врати на различни компании и т.н.

Онлайн събития дават възможност за пресъздаване на реална обстановка и атмосфера. Брандиране на всички виртуални помещения, видео приветствия от представители на различни компании, организиране на дискусии на живо, попълване на въпросници и анкети от присъстващи са само част от възможностите на този метод за дистанционна комуникация. Личните данни на присъстващите са гарантирано защитени понеже всички платформи отговарят на изискванията на GDPR.

Основни предимствана онлайн събитията

На първо място, виртуалните събития са изключително достъпни и спестяват на компаниите време и финансови средства за цялостна организация. Бързата интернет връзка ги превръща в ефективно средство за дистанционна комуникация. Виртуалните събития са удобни и гъвкави, понеже позволяват на лекторите да определят ден и час, който е най-подходящ за всички участници. Бързата и лесна комуникация между лектори и участници, намиращи се в различни държави, подпомага процеса по предаването на информация. Възможността за гледане на запис от корпоративното събитие и предоставяне на обратна връзка към организаторите са сред основните предимствата на платформите за виртуални събития.

Как протича едно виртуално събитие?

Преди да планирате комуникационните канали, които ще използвате за представяне на вашето бизнес събитие, определете целевата група. За улеснение ви предлагаме следния подход. Съставете профили на основните си клиенти и партньори. След това помислете кого желаете да привлечете към вашето събитие. Отговорите на следните въпроси са ключови при дефиниране на

Първоначално всички участници преминават през фронт деск, за да се регистрират. Следват живи или предварително записани лекции и активна комуникация с други участници или лектори в зоната за срещи. Присъстващите имат възможност да наблюдават всички регистрирани участници във фоайето и по желание да разговарят с тях. В програмата на всяко събитие могат да бъдат заложени нетуъркинг активности. Кафе пауза или коктейл след края на събитието несъмнено улеснява социалните контакти между присъстващите.

Видео оборудването е важен елемент от подготовката на всяко виртуално събитие.  Много компании не разполагат с подходяща техника, която да използват за провеждане на бизнес комуникацията във виртуалното пространство. В такива случаи екипът на Смаркетинк може да ви съдейства с осигуряване на реални видео стаи, в зависимост от вашето местоположение. Ако изпитвате притеснения да използвате онлайн платформи за виртуални събития, ние ще ви съдействаме с намиране на видео конферентна зала и ще подсигурим цялото техническо обезпечаване на събитието.

Популяризиране на предстоящото мероприятие е едно от големите предизвикателства във виртуалния свят. Необходимо е да се използват интегрирани маркетингови кампании и разнообразие от маркетингови инструменти за достъп до широката аудитория. Използването на услугите на специалист по дигитален маркетинг позволява достигнане до правилната целева аудиторията и използване на подходящи дигитални инструменти

Подходяща алтернатива при по-малки по мащаб събития

Онлайн семинарите или по-известни под името уебинари се провеждат чрез специален софтуер за видеоконференция. Разнообразните функции за организиране на онлайн панели с въпроси и отговори, чат разговори и представяне на презентации на живо превръщат уебинарите в модерно и иновативно решение за всеки бизнес. Системите за уебинари и онлайн конференции предлагат богат избор от технологии, интегриран звук, възможност за създаване на индивидуален дизайн на елементи по избор, споделяне на екран, добро осветление, професионално заснемане. 

Всеки уебинар се организира онлайн с насрочена дата и час. Обикновено този тип виртуални събития се провеждат в реално време, но са налични възможности за запис на различните сесии и предоставяне на линк на всички или избрани участници. По време на уебинара желаещите за лични срещи с лекторите, трябва да могат да заявят видео сесии с тях във времеви интервал, който лекторите са предвидили за живи срещи. Онлайн срещите могат да се извършат и в различен ден посредством уеб камерата на лаптопа или компютъра. Регистрацията на уебинара може да бъде платена или безплатна. На всички поканени се предоставя потребителско име заедно с парола или код за достъп. По желание на организаторите всеки регистриран участник може да получи пакет с презентационни материали и рекламни подаръци, които да бъдат изпратени чрез куриерска фирма.

Примери за онлайн събития, организирани от Смаркетинк 

През последните месеци екипът ни участваше в организацията на няколко виртуални събития. Част от тях бяха уебинари за нашия клиент – IT компанията Hewlett Packard Enterprise operated by Selectium. Те се обърнаха към нас за цялостна организация и провеждането на събития в онлайн пространството, които бяха насочени към техни партньори и целяха представяне на продуктови характеристики и предимства на актуални продукти. При избора на подходяща платформа направихме сравнение между няколко от най-популярните продукти на пазара за провеждане на уебинари. Критериите ни бяха ясни – да отговаря на спецификите на събитието и да бъде бюджетно изгодно за клиента. Имахме задачата да предложим текстове и дизайни за поканите за събитията – основна информация за темите, визуално и текстово представяне на лекторите, както и кратка инструкции за използване на платформата към посетителите на събитието, за да улесним максимално включването на хората, към които беше отправена поканата.

Комуникирахме с участниците посредством имейли и изпращахме напомнящи съобщения за датата и часа на уебинарите. По време на онлайн събитията, а и преди тях, екипът ни беше на линия да съдейства при нужда на лекторите и участниците. Подпомагахме общуването между присъстващите, грижихме се за техническото обезпечаване на събитията и като резултат – постигнахме заложените в началото цели. След края на уебинарите изпратихме заснетите видео сесии до всички участници, както и до онези, които не бяха успели да се присъстват онлайн.

В началото на месец месец април се включихме в подготовката на виртуално събитие за друг наш клиент в сферата на информационните технологии, дистрибутор на софтуерни продукти -SoftwareOne. Нашата основна задача беше да популяризираме събитието и да привлечем подходяща аудитория, която да се присъедини към него и да чуе за представените по време на сесията решения. Проучихме внимателно тематиката на събитието и неговите цели, за да определим правилната таргет група и да достигнем до нея. Разполагахме с определен бюджет, който трябваше да инвестираме в дигитална реклама и популяризиране на събитието в социалните мрежи на компанията. Подготвихме подходяща покана и форма за регистрация. След като събитието приключи изготвихме доклад за постигнатите резултати и удовлетвореността на аудиторията. С правилното таргетиране и ангажиращо съдържание успяхме да постигнем много повече регистрации на участници в събитието отколкото беше заложено в първоначалните цели. Продължаваме да съдействаме в организацията на успешни виртуални събития за този наш клиент.

След като разгледахме основните елементи от организирането на едно виртуално събитие, ви съветваме да не пропускате една ценна възможност за вашата компания. Бъдете проактивни и използвайте най-новите иновативни платформи за бизнес комуникация със служители, клиенти и партньори. Смаркетинк е една от малкото маркетингови агенции на пазара с опит в организирането на виртуални събития.  Доверете се на екипа от професионалисти и вместо да отлагате вашето събитие – ангажирайте целевата аудитория с присъствие и активно участие по време на неговото провеждане. Изпратете вашето запитване на имейл адрес – office@smarkethink.com или попълнете контактната форма на нашия сайт

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

Последни коментари