Организиране на виртуални събития – удобно и гъвкаво решение за всяка компания

Корпоративните събития са изключително важен елемент от маркетинга на една компания. Те дават възможност за изграждане и поддържане на ценни контакти с партньори и клиенти.  При ситуации, свързани с възникване на извънредно положение в една или повече държави, задължително се предприемат строги мерки и в много случаи се отменят масовите събития на закрито. 

Ситуацията с новия вирус, който се разпространява в редица страни по света, принуди повечето компании да отложат своите планирани корпоративни мероприятия. Загубите за бизнеса са огромни, тъй като всяко събитие се провежда преди всичко с цел да генерира нов бизнес. Отделно, ако подготовката за събитието вече е започнала, то използваните време, бюджет и ангажимент от страна на служители и подизпълнители ще отиде напразно. 

Ако вашето корпоративно събитие вече е планирано, не е необходимо да го отменяте или отлагате. Екипът на Смаркетинк може да ви съдейства с прилагането на спасителен план за провеждането му, както и за цялостно маркетингово обслужване в извънредни ситуации като сегашната. Услугата за организиране на виртуални събития е все по-популярна сред представителите на бизнеса. Лекционната част може да се предава онлайн, а комуникацията между участниците е възможна благодарение на чатове в реално време или видеоконферентни срещи с другите участници в събитието. В днешния блог пост ще разберете повече за значимостта на виртуалните събития за бизнеса и всички важни детайли около тяхното провеждане. 

Какво представляват виртуалните събития?

Виртуалните събития се създават, за да улеснят обмяната на опит, идеи и контакти между представители на бизнеса от различни държави по света, без да е необходимо лично да присъстват на мероприятието. Организацията се случва благодарение на специални платформи, откъдето участниците влизат онлайн. Достъп може да бъде осъществен чрез уеб портал или мобилно приложение. Виртуалните събития са подходящи за уебинари, бизнес конференции, кариерни форуми, дни на отворените врати на различни компании и т.н.

Онлайн събития дават възможност за пресъздаване на реална обстановка и атмосфера. Брандиране на всички виртуални помещения, видео приветствия от представители на различни компании, организиране на дискусии на живо, попълване на въпросници и анкети от присъстващи са само част от възможностите на този метод за дистанционна комуникация. Личните данни на присъстващите са гарантирано защитени понеже всички платформи отговарят на изискванията на GDPR.

Основни предимствана онлайн събитията

На първо място, виртуалните събития са изключително достъпни и спестяват на компаниите време и финансови средства за цялостна организация. Бързата интернет връзка ги превръща в ефективно средство за дистанционна комуникация. Виртуалните събития са удобни и гъвкави, понеже позволяват на лекторите да определят ден и час, който е най-подходящ за всички участници. Бързата и лесна комуникация между лектори и участници, намиращи се в различни държави, подпомага процеса по предаването на информация. Възможността за гледане на запис от корпоративното събитие и предоставяне на обратна връзка към организаторите са сред основните предимствата на платформите за виртуални събития.

Как протича едно виртуално събитие?

Преди да планирате комуникационните канали, които ще използвате за представяне на вашето бизнес събитие, определете целевата група. За улеснение ви предлагаме следния подход. Съставете профили на основните си клиенти и партньори. След това помислете кого желаете да привлечете към вашето събитие. Отговорите на следните въпроси са ключови при дефиниране на

Първоначално всички участници преминават през фронт деск, за да се регистрират. Следват живи или предварително записани лекции и активна комуникация с други участници или лектори в зоната за срещи. Присъстващите имат възможност да наблюдават всички регистрирани участници във фоайето и по желание да разговарят с тях. В програмата на всяко събитие могат да бъдат заложени нетуъркинг активности. Кафе пауза или коктейл след края на събитието несъмнено улеснява социалните контакти между присъстващите.

Видео оборудването е важен елемент от подготовката на всяко виртуално събитие.  Много компании не разполагат с подходяща техника, която да използват за провеждане на бизнес комуникацията във виртуалното пространство. В такива случаи екипът на Смаркетинк може да ви съдейства с осигуряване на реални видео стаи, в зависимост от вашето местоположение. Ако изпитвате притеснения да използвате онлайн платформи за виртуални събития, ние ще ви съдействаме с намиране на видео конферентна зала и ще подсигурим цялото техническо обезпечаване на събитието.

Популяризиране на предстоящото мероприятие е едно от големите предизвикателства във виртуалния свят. Необходимо е да се използват интегрирани маркетингови кампании и разнообразие от маркетингови инструменти за достъп до широката аудитория. Използването на услугите на специалист по дигитален маркетинг позволява достигнане до правилната целева аудиторията и използване на подходящи дигитални инструменти

Подходяща алтернатива при по-малки по мащаб събития

Онлайн семинарите или по-известни под името уебинари се провеждат чрез специален софтуер за видеоконференция. Разнообразните функции за организиране на онлайн панели с въпроси и отговори, чат разговори и представяне на презентации на живо превръщат уебинарите в модерно и иновативно решение за всеки бизнес. Системите за уебинари и онлайн конференции предлагат богат избор от технологии, интегриран звук, възможност за създаване на индивидуален дизайн на елементи по избор, споделяне на екран, добро осветление, професионално заснемане. 

Всеки уебинар се организира онлайн с насрочена дата и час. Обикновено този тип виртуални събития се провеждат в реално време, но са налични възможности за запис на различните сесии и предоставяне на линк на всички или избрани участници. По време на уебинара желаещите за лични срещи с лекторите, трябва да могат да заявят видео сесии с тях във времеви интервал, който лекторите са предвидили за живи срещи. Онлайн срещите могат да се извършат и в различен ден посредством уеб камерата на лаптопа или компютъра. Регистрацията на уебинара може да бъде платена или безплатна. На всички поканени се предоставя потребителско име заедно с парола или код за достъп. По желание на организаторите всеки регистриран участник може да получи пакет с презентационни материали и рекламни подаръци, които да бъдат изпратени чрез куриерска фирма.

Примери за онлайн събития, организирани от Смаркетинк 

През последните месеци екипът ни участваше в организацията на няколко виртуални събития. Част от тях бяха уебинари за нашия клиент – IT компанията Hewlett Packard Enterprise operated by Selectium. Те се обърнаха към нас за цялостна организация и провеждането на събития в онлайн пространството, които бяха насочени към техни партньори и целяха представяне на продуктови характеристики и предимства на актуални продукти. При избора на подходяща платформа направихме сравнение между няколко от най-популярните продукти на пазара за провеждане на уебинари. Критериите ни бяха ясни – да отговаря на спецификите на събитието и да бъде бюджетно изгодно за клиента. Имахме задачата да предложим текстове и дизайни за поканите за събитията – основна информация за темите, визуално и текстово представяне на лекторите, както и кратка инструкции за използване на платформата към посетителите на събитието, за да улесним максимално включването на хората, към които беше отправена поканата.

Комуникирахме с участниците посредством имейли и изпращахме напомнящи съобщения за датата и часа на уебинарите. По време на онлайн събитията, а и преди тях, екипът ни беше на линия да съдейства при нужда на лекторите и участниците. Подпомагахме общуването между присъстващите, грижихме се за техническото обезпечаване на събитията и като резултат – постигнахме заложените в началото цели. След края на уебинарите изпратихме заснетите видео сесии до всички участници, както и до онези, които не бяха успели да се присъстват онлайн.

В началото на месец месец април се включихме в подготовката на виртуално събитие за друг наш клиент в сферата на информационните технологии, дистрибутор на софтуерни продукти -SoftwareOne. Нашата основна задача беше да популяризираме събитието и да привлечем подходяща аудитория, която да се присъедини към него и да чуе за представените по време на сесията решения. Проучихме внимателно тематиката на събитието и неговите цели, за да определим правилната таргет група и да достигнем до нея. Разполагахме с определен бюджет, който трябваше да инвестираме в дигитална реклама и популяризиране на събитието в социалните мрежи на компанията. Подготвихме подходяща покана и форма за регистрация. След като събитието приключи изготвихме доклад за постигнатите резултати и удовлетвореността на аудиторията. С правилното таргетиране и ангажиращо съдържание успяхме да постигнем много повече регистрации на участници в събитието отколкото беше заложено в първоначалните цели. Продължаваме да съдействаме в организацията на успешни виртуални събития за този наш клиент.

След като разгледахме основните елементи от организирането на едно виртуално събитие, ви съветваме да не пропускате една ценна възможност за вашата компания. Бъдете проактивни и използвайте най-новите иновативни платформи за бизнес комуникация със служители, клиенти и партньори. Смаркетинк е една от малкото маркетингови агенции на пазара с опит в организирането на виртуални събития.  Доверете се на екипа от професионалисти и вместо да отлагате вашето събитие – ангажирайте целевата аудитория с присъствие и активно участие по време на неговото провеждане. Изпратете вашето запитване на имейл адрес – office@smarkethink.com или попълнете контактната форма на нашия сайт

Перфектният план за провеждане на бизнес събитие

Предстои ви организиране на корпоративно събитие. Запазили сте място и дата за провеждането му и вече сте спокойни, че най-важните задачи от подготовката са изпълнени. Истината е, че трудната част тепърва предстои.

Както знаете, всяко събитие оказва влияние върху цялостното впечатлението на вашите клиенти и партньори. За да привлечете тяхното внимание, вие трябва да вложите усилия в създаването на атрактивни концепции и активности. За тази цел се нуждаете от добре креативни идеи и разработен план, който да включва всички компоненти на събитието. Планът ще маркира основните дейности и задачи, срокове, подизпълнители. При подготовката на едно събитие дори най-малките детайли са от изключително значение. Необходима е отлична преценка на организаторите при избора на покани, рекламни материали, платформа за регистрация, локация, декорацията и дори при облеклото на водещия, презентаторите и хостесите.

Нека не губим повече време, а да очертаем основните точки, по които трябва да се ръководите при изготвяне на план за провеждане на събитие.

 

Създайте визия, която да следвате

Събитията се превръщат в задължителен елемент от портфолиото на всяка компания, която цели да предаде по най-точния и ефективен начин посланията на своя бранд към целевата аудиторията. За целите на мероприятието се създава предварителен план, който за улеснение може да бъде разписан в текстов документ или прегледно подреден в една или няколко електронни таблици. Често планът търпи промени в хода на подготовката. По тази причина е задължително е да бъде споделен със всички участници в организацията на събитието – от хората, които взимат решения в компанията, до всички тесни специалисти и подизпълнители. Така всички участващи ще бъдат наясно със своите задължения. При организирането на специални събития са необходими и регулярните срещи, на които се събира екипът и се дискутира статусът на задачите и напредъкът по организацията. Задължително се поставят и срокове за изпълнение.

Събитията са комуникационен инструмент, изискващ голям ресурс и инвестиции във време и парични средства. Всички планирани дейности за тяхното провеждане се ръководят от предварително изготвен бюджет. Независимо от мащаба на мероприятието основната посока на действие е в реализиране на ефектно и запомнящо се събитие с използването на оптимален бюджет. Разбира се, редица случаи от практиката показват, че паричните разходи могат неочаквано да нарастнат, така че ви съветваме да предвидите бюджет и за непредвидени ситуации.

 

Определете целите на събитието

Организирането на събитие е чудесен маркетингов похват за подпомагането и постигането на определени бизнес цели. Помислете кои са основните причините за реализирането на вашето корпоративно събитие. Желаете да повишите информираността за бранда или да изградите партньорства с други компании в бранша? Или организирате събитие, за да представите нови гама продукти или нови услуги. Често пъти целите на едно бизнес събитие са микс от гореизброените.

Помислете и върху значимостта на фактора продажба. Всяко събитие изисква отделяне на сериозен бюджет, така че планирайте внимателно, за да получите положителна възвръщаемост на инвестицията. Съпоставете броя на целите с бюджета. Създайте уникално впечатление у клиента, което ще ви гарантира бъдещи финансови постъпления и успешни контакти. В зависимост от значимостта на събитието, помислете за медийно отразяване и съответно в кои медии  е подходящо да получите покритие.

 

Помислете за таргет аудиторията

Преди да планирате комуникационните канали, които ще използвате за представяне на вашето бизнес събитие, определете целевата група. За улеснение ви предлагаме следния подход. Съставете профили на основните си клиенти и партньори. След това помислете кого желаете да привлечете към вашето събитие. Отговорите на следните въпроси са ключови при дефиниране на публиката:

  • Към кого е отправено посланието, което ще се предаде по време на събитието?
  • Какви са целите на корпоративното събитие?
  • Какъв ще е форматът и съдържанието на събитието и как ще бъдат поднесени темите?

Много важно за един бизнес е да познава добре целевата група, било то, за да я покани на събитие или за да създаде нов продукт. Печеливша тактика е изготвянето на анализ на текущите клиенти – от кого се използват конкретните продукти и услуги, които бизнесът предлага. Това би било отлична база за дефиниране на целевата аудитория.

Синтезирайте необходимата информация  и поканете аудиторията

Една от първите стъпки за успешно събитие е отправянето на покана към гостите. В зависимост от стила и типа на събитието тя може да бъде електрона или такава, която ще изпращате на адрес. При всички случаи задължително е  да отделите време за подбор на цялата необходима информация за предстоящото събитие –  дата, място на провеждане, регистрация, програма, лектори. Задължително оставете контакти за обратна връзка чрез имейл или телефон. Ако събитието, което организирате, е по-мащабно – създайте уебсайт  няколко месеца по-рано.

 Няколко важни детайла, които обикновено пропускаме

Обърнете внимание на дизайна. Създайте ефектен и ангажиращ дизайн, работещ в полза на поставената цел. Брандирането на всички визуални елементи е съществен елемент при подготовката на всяка бизнес среща, семинар, конгрес или мащабно събитие. Не забравяйте да отделите средства за подаръци на вашите гости. Заложете на практични и компактни предмети, особено за онези гости, които след събитието ще пътуват.

 

Непосредствено преди откриването, помолете техник да провери озвучението и осветлението в залата. Основен проблем е заглъхването на микрофоните или неприятния шум, който може да смути както говорителя, така и публиката. Закъсненията и промените също са очакван елемент от всяко събитие. Уверете се, че персоналът е инструктиран и няма да настъпи паника или дезориентация по време на бизнес изявата ви.

Задължително проверете за паркинг в близост до локацията на вашето корпоративно събитие, понеже голяма част от присъстващите ще пристигнат с личен автомобил. Отделете няколко часа за последни приготовления преди началото на събитието, защото някои участници пристигат преди обявения начален час. Никак не е приятно, когато гостите ви наблюдават как монтирате осветлението на сцената или поставяте декорацията.

След приключване на събитието направете оценка на цялостната организация, изразходван бюджет и постигнати резултати. Изводите ще ви помогнат при подготовка на всяко следващо събитие.

Моментът на вашето бизнес мероприятие наближава, но все още изпитвате затруднения с изготвянето на план или ви липсват креативни идеи. Ние идваме на помощ. Потърсете екип от професионалисти, изберете Smarkethink. За да гарантираме успеха на вашето събитие и постигането на това, което желаете, задължително си поставяме измерими цели и работим усърдно за вашите успехи. В продължение на години трупаме опит в сферата на събитийния мениджмънт. Уверете се сами като разгледате част от успешните ни проекти тук.