Перфектният план за провеждане на бизнес събитие

Предстои ви организиране на корпоративно събитие. Запазили сте място и дата за провеждането му и вече сте спокойни, че най-важните задачи от подготовката са изпълнени. Истината е, че трудната част тепърва предстои.

Както знаете, всяко събитие оказва влияние върху цялостното впечатлението на вашите клиенти и партньори. За да привлечете тяхното внимание, вие трябва да вложите усилия в създаването на атрактивни концепции и активности. За тази цел се нуждаете от добре креативни идеи и разработен план, който да включва всички компоненти на събитието. Планът ще маркира основните дейности и задачи, срокове, подизпълнители. При подготовката на едно събитие дори най-малките детайли са от изключително значение. Необходима е отлична преценка на организаторите при избора на покани, рекламни материали, платформа за регистрация, локация, декорацията и дори при облеклото на водещия, презентаторите и хостесите.

Нека не губим повече време, а да очертаем основните точки, по които трябва да се ръководите при изготвяне на план за провеждане на събитие.

 

Създайте визия, която да следвате

Събитията се превръщат в задължителен елемент от портфолиото на всяка компания, която цели да предаде по най-точния и ефективен начин посланията на своя бранд към целевата аудиторията. За целите на мероприятието се създава предварителен план, който за улеснение може да бъде разписан в текстов документ или прегледно подреден в една или няколко електронни таблици. Често планът търпи промени в хода на подготовката. По тази причина е задължително е да бъде споделен със всички участници в организацията на събитието – от хората, които взимат решения в компанията, до всички тесни специалисти и подизпълнители. Така всички участващи ще бъдат наясно със своите задължения. При организирането на специални събития са необходими и регулярните срещи, на които се събира екипът и се дискутира статусът на задачите и напредъкът по организацията. Задължително се поставят и срокове за изпълнение.

Събитията са комуникационен инструмент, изискващ голям ресурс и инвестиции във време и парични средства. Всички планирани дейности за тяхното провеждане се ръководят от предварително изготвен бюджет. Независимо от мащаба на мероприятието основната посока на действие е в реализиране на ефектно и запомнящо се събитие с използването на оптимален бюджет. Разбира се, редица случаи от практиката показват, че паричните разходи могат неочаквано да нарастнат, така че ви съветваме да предвидите бюджет и за непредвидени ситуации.

 

Определете целите на събитието

Организирането на събитие е чудесен маркетингов похват за подпомагането и постигането на определени бизнес цели. Помислете кои са основните причините за реализирането на вашето корпоративно събитие. Желаете да повишите информираността за бранда или да изградите партньорства с други компании в бранша? Или организирате събитие, за да представите нови гама продукти или нови услуги. Често пъти целите на едно бизнес събитие са микс от гореизброените.

Помислете и върху значимостта на фактора продажба. Всяко събитие изисква отделяне на сериозен бюджет, така че планирайте внимателно, за да получите положителна възвръщаемост на инвестицията. Съпоставете броя на целите с бюджета. Създайте уникално впечатление у клиента, което ще ви гарантира бъдещи финансови постъпления и успешни контакти. В зависимост от значимостта на събитието, помислете за медийно отразяване и съответно в кои медии  е подходящо да получите покритие.

 

Помислете за таргет аудиторията

Преди да планирате комуникационните канали, които ще използвате за представяне на вашето бизнес събитие, определете целевата група. За улеснение ви предлагаме следния подход. Съставете профили на основните си клиенти и партньори. След това помислете кого желаете да привлечете към вашето събитие. Отговорите на следните въпроси са ключови при дефиниране на публиката:

  • Към кого е отправено посланието, което ще се предаде по време на събитието?
  • Какви са целите на корпоративното събитие?
  • Какъв ще е форматът и съдържанието на събитието и как ще бъдат поднесени темите?

Много важно за един бизнес е да познава добре целевата група, било то, за да я покани на събитие или за да създаде нов продукт. Печеливша тактика е изготвянето на анализ на текущите клиенти – от кого се използват конкретните продукти и услуги, които бизнесът предлага. Това би било отлична база за дефиниране на целевата аудитория.

Синтезирайте необходимата информация  и поканете аудиторията

Една от първите стъпки за успешно събитие е отправянето на покана към гостите. В зависимост от стила и типа на събитието тя може да бъде електрона или такава, която ще изпращате на адрес. При всички случаи задължително е  да отделите време за подбор на цялата необходима информация за предстоящото събитие –  дата, място на провеждане, регистрация, програма, лектори. Задължително оставете контакти за обратна връзка чрез имейл или телефон. Ако събитието, което организирате, е по-мащабно – създайте уебсайт  няколко месеца по-рано.

 Няколко важни детайла, които обикновено пропускаме

Обърнете внимание на дизайна. Създайте ефектен и ангажиращ дизайн, работещ в полза на поставената цел. Брандирането на всички визуални елементи е съществен елемент при подготовката на всяка бизнес среща, семинар, конгрес или мащабно събитие. Не забравяйте да отделите средства за подаръци на вашите гости. Заложете на практични и компактни предмети, особено за онези гости, които след събитието ще пътуват.

 

Непосредствено преди откриването, помолете техник да провери озвучението и осветлението в залата. Основен проблем е заглъхването на микрофоните или неприятния шум, който може да смути както говорителя, така и публиката. Закъсненията и промените също са очакван елемент от всяко събитие. Уверете се, че персоналът е инструктиран и няма да настъпи паника или дезориентация по време на бизнес изявата ви.

Задължително проверете за паркинг в близост до локацията на вашето корпоративно събитие, понеже голяма част от присъстващите ще пристигнат с личен автомобил. Отделете няколко часа за последни приготовления преди началото на събитието, защото някои участници пристигат преди обявения начален час. Никак не е приятно, когато гостите ви наблюдават как монтирате осветлението на сцената или поставяте декорацията.

След приключване на събитието направете оценка на цялостната организация, изразходван бюджет и постигнати резултати. Изводите ще ви помогнат при подготовка на всяко следващо събитие.

Моментът на вашето бизнес мероприятие наближава, но все още изпитвате затруднения с изготвянето на план или ви липсват креативни идеи. Ние идваме на помощ. Потърсете екип от професионалисти, изберете Smarkethink. За да гарантираме успеха на вашето събитие и постигането на това, което желаете, задължително си поставяме измерими цели и работим усърдно за вашите успехи. В продължение на години трупаме опит в сферата на събитийния мениджмънт. Уверете се сами като разгледате част от успешните ни проекти тук.

 

Кой е всъщност Дядо Коледа?
И как белобрадият старец се превърна в най-печелившия маркетингов образ

В малка скрита работилничка в Лапландия се случват чудеса. Там през цялата година белобрад старец, заедно с елфи и джуджета майсторят прекрасни подаръци за всички послушни деца. В нощта на 24 срещу 25 декември добрият старец потегля с вълшебна шейна, теглена от еленчета. Той разнася подаръците до домовете на децата и магически се вмъква през комина. Легендите гласят, че неговото име е Дядо Коледа, а всички деца истински се радват на неговия образ. Можем да продължим с вълшебните истории, но не това е целта на този блог пост. Днес ще се върнем години назад във времето, за да разберем кой всъщност се крие зад образа на белобрадия старец и как той се превърна в един от най-успешните инструменти за маркетингова стратегия.

 

Възникване на легендата за Дядо Коледа

Едно от най-разпространените вярвания е, че свети Никола, известен като закрилник на народа, е предшественикът на съвременния Дядо Коледа. Легендите разказват, че Никола бил дълбоко религиозен и щедър човек, който раздал цялото наследено богатство, оставено от родителите му, на бедните и онеправданите. Светецът носил подаръци на смирените и послушни деца и помагал на търговци и мореплаватели. В източноевропейската култура историческата личност е позната под името свети Николай Чудотворец – покровител на мореплавателите. Вярва се, че по време на силна буря светецът спасил чрез молитви всички моряци на кораб, пътувал към Божи гроб.

Предполага се, че свети Никола умира на 6 декември. На този ден се украсяват коледните елхи, а на трапезата се поднася риба. В католическите страни, в нощта на 5 срещу 6 декември, децата оставят обувките си с надеждата добрият светец да ги напълни с лакомства и подаръци.

От Стария континент почестите към светеца се пренасят в Америка, където възниква и името Санта Клаус. През 1773 година в нюйоркски вестник е поместена дописка за холандски семейства, които честват смъртта на добрия старец. Материалът помага за популяризирането на личността на Дядо Коледа в Америка. Век по-късно модерният Санта Клаус се ражда от въображението на Клемент Кларк Мур. Поетът създава стихотворение за белобрад старец, който ходи от покрив на покрив и тихичко се спуска през комина, за да остави подаръци за децата.

 

Комерсиализацията на Дядо Коледа

Преди повече от 200 години за пръв път в списание “Harper’s Weekly” се появява и образът на Дядо Коледа. Карикатуристът Томас Наст създава серия от илюстрации, в които показва американския Санта Клаус. На първата рисунка той е облечен в палто на бели звезди и посещава войници в един от военните лагери по време на Американската гражданска война. Постепенно образът се променя и в следващата карикатура Санта Клаус е с бяла брада, закръглено тяло, червени дрехи и колан. Последното изображение е от малката работилничка на добрия старец.

Съвременният образ на Дядо Коледа е изграден през 1931 година от художника Хедън Съндблом. Той е част от рекламната кампания на световноизвестната марка Coca-Cola. Симпатичният старец е пресъздаден с голям корем, бяла брада и червени бузи, отпивайки от охладената напитка. Рекламата веднага пленява аудиторията. В продължение на 35 години художникът рисува образа на Дядо Коледа за различни маркетингови цели на Coca-Cola. Последното му изображение се използва и до ден днешен в рекламите на компанията.

 

Образът на веселия старец създава огромни печалби за Coca-Cola. Дядо Коледа се превръща във фигура, която олицетворява любов, щедрост и щастие чрез раздаването на подаръци. Санта Клаус е символ на Коледа и остава в съзнанието на всички хора по света. Именно в Америка започва постепенната комерсиализация на неговия образ. Рекламата трайно променя традициите и обичаите, свързани с празника Рождество Христово. Големите корпорации осъзнават силата на персонажа и активно го използват в своите комуникационни кампании. Магазините започват да се ориентират към продажба на продукти с лика на белобрадия старец. Постепенно те стават все по-креативни и различни хора започват да се маскират като Санта Клаус, привличайки вниманието на минувачите покрай търговските центрове. За кратко време светлият християнски празник Рождество Христово се превръща в световна традиция по масово раздаване на подаръци на роднини и приятели.

 

Най-успешният маркетингов продукт

Несъмнено Дядо Коледа провокира радостни емоции и положителни асоциации у хората. Червеното палто и бялата брада веднага препращат към познат и обичан образ, който компаниите успешно използват в своите маркетингови стратегии. Търговските вериги предприемат психологически методи, с които да повлияят на решението на потребителите при закупуването на определени продукти. Изкушаващи намаления, безплатни продукти и коледни късметчета за отстъпка от цената са само част от триковете, които се използват. За света на бизнеса Коледа е най-печелившият период от годината. Всяка компания отделя определен бюджет за корпоративни подаръци на партньори, клиенти и служители. Фирмени коледни тържества се превръщат в ежегодна традиция.

Пазаруването за Коледа обикновено продължава по няколко месеца, защото рекламните кампании с образа на добрия старец започват още в началото на есента. Голяма част от хората се ориентират към дигиталното търсене на подаръци, привлечени от значително по-ниските цени. Тук отново прозира добрият маркетинг, който провокира чувството на задоволство и щастие от изгодните и практични подаръци, които биха зарадвали близки и приятели. Пищната украса е съществен елемент от създаването на положителни емоции и вълнение на Коледа. Гирляндите и блещукащите коледни лампички създават уют и топлина, които всеки желае да пренесе в собствения дом. Създаването на приказно настроение не би било възможно без най-устойчивия маркетингов продукт във времето, а именно Дядо Коледа.

 

Накрая се връщаме се към първоначалния въпрос „кой е всъщност Дядо Коледа“? Плод на нашето въображение, образ, изграден от големите корпорации или реална личност, която доставя радост на милиони деца по света? Отговорът се крие в нашата представа за белобрадия старец. Дори да подлагаме на съмнение неговото съществуване, трябва да признаем, че той е олицетворение на добротата, любовта и щастието на празника.

Остават броени дни до Коледа. Насладете се на времето, прекарано с най-близките хора и магията на празника, в основата на която са успешните маркетингови кампании и „присъствието“ на добрия старец навсякъде около нас.

Екипът на Смаркетинк Ви пожелава вълшебни празници,
изпълнени с топлина, радост и много приказни емоции!  ❤️⭐

 

Използвани източници:

https://www.nationalgeographic.com/news/2018/12/131219-santa-claus-origin-history-christmas-facts-st-nicholas/

https://www.thevintagenews.com/2016/12/09/thomas-nast-the-man-who-invented-santa-claus/